Hướng dẫn này được thiết kế để hỗ trợ các giám sát viên trong việc giúp giữ cho nhân viên của Đại học Pittsburgh tham gia và làm việc hiệu quả trong khi làm việc từ xa trong đại dịch COVID-19.

Bạn có phải là người giám sát đối mặt với thách thức duy trì năng suất và động lực cho bản thân và nhân viên đang làm việc từ xa không? Hãy xem xét các mẹo và công cụ này. Mặc dù không phải tất cả các điểm đều có thể áp dụng cho khu vực của bạn, một số điểm có thể thêm các tùy chọn bổ sung vào hộp công cụ hiện có của bạn.

Tình huống công việc tạm thời này có thể là một cơ hội để làm gì? Nó có thể mang lại lợi ích cho tất cả chúng ta để chuyển suy nghĩ của chúng ta từ chế độ thử thách sang chế độ cơ hội. Nhiều giám sát viên mơ về một thời gian khi các nhiệm vụ hàng ngày của các ngày làm việc điển hình của chúng tôi bình tĩnh lại một chút để nhóm của họ có thể tập trung vào các dự án dài hạn, lớn hơn. Đây là lúc. Hãy suy nghĩ lớn, suy nghĩ sáng tạo và suy nghĩ theo mọi hướng.

Hãy suy nghĩ TRƯỚC – Đây có thể là một khoảnh khắc cho kế hoạch chiến lược và dài hạn. Ví dụ bao gồm:

  • Cập nhật ngân sách, thời gian, kế hoạch rủi ro và các tài liệu lập kế hoạch khác mà bạn dự định sử dụng trong tương lai trong công việc của mình.
  • Thiết lập các chỉ số và mục tiêu cập nhật mà bạn có thể sử dụng để theo dõi tiến độ.
  • Đọc các kế hoạch chiến lược và truyền thông cấp đại học và đơn vị và xác định khả năng cho các hoạt động trong tương lai của bạn để phù hợp với các kế hoạch đó.
  • Xem xét các cách mà bạn có thể cải thiện sự đa dạng và hòa nhập trong môi trường làm việc nội bộ của bạn cũng như trong các sáng kiến hướng ra bên ngoài của bạn.

Think BACK — Thời gian “Yên tĩnh” có thể được sử dụng để thu thập và kiểm tra dữ liệu về các sáng kiến trước đó, chẳng hạn như:

  • Xem xét dữ liệu hiện có để xác định xem các dự án có đáp ứng mục tiêu hay không.
  • Thu thập dữ liệu mới bằng cách sử dụng các công cụ khảo sát như Qualtrics. Mọi người có nhiều thời gian hơn bây giờ so với họ thường làm để hoàn thành các cuộc khảo sát đó một cách chu đáo.
  • Khuyến khích nhóm của bạn tham gia cùng bạn trong việc phản ánh những nỗ lực gần đây bằng cách đặt ra những câu hỏi như: Điều gì đã làm việc tốt cho chúng tôi trong năm qua và tại sao? Điều gì đã không hoạt động tốt và tại sao? Điều này có thể chuyển thành các cuộc thảo luận hiệu quả liên quan đến các sáng kiến trong tương lai.

Think DEEP — Lập kế hoạch để đi sâu vào các hệ thống bạn hiện có. Điều này có thể bao gồm:

  • “Làm sạch mùa xuân” tài khoản email của bạn, tạo và sắp xếp các thư mục email.
  • Tổ chức và dọn dẹp các thư mục, ổ đĩa, Hộp và các kho lưu trữ tài liệu khác.
  • Dọn dẹp dữ liệu và nhãn trong cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý tài liệu.
  • Bắt kịp việc nhập dữ liệu và các tồn đọng khác.
  • Xác định và sử dụng các quy ước ghi nhãn mác nhất quán cho các tài liệu và email.
  • Đối với nhân viên thiết yếu— làm việc thông qua bất kỳ tồn đọng nào của các yêu cầu sửa chữa.

Think ACROSS — Động não những cách mà công việc của bạn có thể ảnh hưởng đến người khác. Điều này có thể bao gồm:

  • Cung cấp các dịch vụ chuyên môn hoặc hành chính của bạn cho các đơn vị có công việc chạm vào bạn.
  • Hỏi đồng nghiệp của bạn nhóm của bạn có thể làm gì cho họ, cả bây giờ và trong tương lai.
  • Động não cách nhóm của bạn có thể giúp đỡ những người khác trong cộng đồng thông qua các nỗ lực tình nguyện cũng duy trì sự an toàn của mọi người.
  • Luôn cập nhật thông tin và cập nhật tin tức đại học, cộng đồng, khu vực và quốc gia để giữ cho những nỗ lực của bạn phù hợp với nhu cầu và giao thức an toàn liên tục thay đổi.
  • Giữ liên lạc với các nhà quản lý khác để so sánh các ghi chú về những gì đang hoạt động.

Suy nghĩ TĂNG TRƯỞNG – Thời gian chết là lý tưởng để phát triển bản thân và các nhóm của chúng tôi. Xem xét:

  • Khuyến khích nhân viên tham gia vào các chủ đề phát triển chuyên môn thông qua các tài nguyên miễn phí như LinkedIn Learning (có thể truy cập thông qua Cổng thông tin Pitt), hội thảo trên web, sách, bài viết có sẵn kỹ thuật số và các ấn phẩm khác, podcast, TED Talks, Khóa học trực tuyến mở lớn (MOOCs), v.v.
  • Xây dựng các cuộc thảo luận xung quanh các tài liệu phát triển chuyên nghiệp với nhóm của bạn. Bạn có thể đặt ra những câu hỏi như: Bạn đã học được gì từ điều này? Điều gì làm anh ngạc nhiên? Điều này làm cho bạn tò mò hơn về điều gì? Điều này mang lại cái nhìn sâu sắc gì cho những gì chúng ta làm? Dựa trên điều này, chúng ta có thể muốn thử gì?
  • Tích lũy tín chỉ giáo dục thường xuyên/phát triển chuyên môn đối với các chứng chỉ.
  • Tham gia hội thảo trên web và các buổi trực tuyến khác được cung cấp thông qua Trường Đại học.
  • Truy cập các trang web của các tổ chức chuyên nghiệp hiện hành của bạn. Nhiều tổ chức như vậy đang điền vào các trang của họ với tài liệu phát triển nghề nghiệp theo yêu cầu, có liên quan.
  • Cảm thấy thoải mái và linh hoạt với phần mềm (đặc biệt là cho công việc từ xa!), như MS Teams, Skype for Business, email và lịch Outlook, Thu phóng và GoToMeeting.
  • Học tập, tuyển dụng hoặc cập nhật nền tảng quản lý tác vụ (ví dụ: Outlook, Todoist hoặc các nền tảng khác).
  • Nói chuyện với nhân viên về các lĩnh vực mà họ hiện đang muốn phát triển hoặc học hỏi trong công việc. Đây có thể là cơ hội để nhân viên được đào tạo chéo để đáp ứng tốt hơn các nhu cầu trong tương lai về tính linh hoạt tại nơi làm việc.

Hãy suy nghĩ TỐT – Điều quan trọng là tất cả chúng ta phải duy trì sức khỏe thể chất và tinh thần của mình. Ưu tiên:

  • Đăng ký với đồng nghiệp, giảng viên, sinh viên và nhân viên của bạn về các nhu cầu hỗ trợ và đề nghị hỗ trợ nếu có thể.
  • Tiếp tục ghi nhận và nêu bật những nỗ lực đặc biệt của nhân viên.
  • Tìm cách duy trì sáng tạo các tương tác xã hội của nhóm và vẫn vui chơi.
  • Thảo luận về việc thiết lập ranh giới xung quanh không gian làm việc và không gian làm việc, thời gian và thiết bị. Một số nhân viên có thể cần sự rõ ràng, trấn an và hướng dẫn về việc tạo ra các “khu vực” công việc và xác định thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho ngày làm việc cũng như giờ ăn trưa và giờ nghỉ thích hợp.
  • Chia sẻ cách nhóm của bạn đã phát hiện ra để tập trung vào một bối cảnh phi văn phòng. Ví dụ: một số người đã quen với tiếng ồn xung quanh hoặc “trắng” tại nơi làm việc có thể được hỗ trợ bởi các trang web như Coffitivity, sao chép âm thanh có thể nghe thấy trong quán cà phê hoặc quán cà phê.
  • Khuyến khích nhân viên duy trì (hoặc thậm chí tăng cường) mức độ hoạt động thể chất bình thường cả ở nhà và ngoài trời khi có thể thực hiện cách ly giao tiếp xã hội thích hợp.
  • Nhắc nhở nhân viên giữ liên lạc qua điện thoại, email, FaceTime, Skype và các phương pháp ảo khác với gia đình, nhóm xã hội, cộng đồng đức tin và các hệ thống hỗ trợ khác.

Suy nghĩ NGAY – Quan trọng, có một số nhiệm vụ quan trọng hoặc hoàn toàn có vị trí để thực hiện ngay bây giờ, như:

  • Soạn thảo các thông báo và thông tin liên lạc sắp tới.
  • Xem lại nội dung trên trang web và SharePoint để kiểm tra tính chính xác, lỗi chính tả, nối kết bị hỏng, thông tin hiện tại, v.v.
  • Đối với nhân viên tại chỗ — làm sạch kỹ lưỡng và vệ sinh không gian và thiết bị.
  • Động não với cách nhân viên của bạn mà nhóm của bạn có thể cung cấp giá trị độc đáo cho Trường đại học trong giai đoạn này. Nói chuyện với nhóm của bạn về những gì bạn phải cung cấp mà không ai khác làm. Hình thức mới nào có thể mất? Ví dụ: bạn có thể thực hiện một chức năng điển hình nhưng trên một nền tảng khác (ví dụ: email, bản tin, trực tuyến, video, hội thảo trên web hoặc phương tiện truyền thông xã hội)? Hay có điều gì đó cụ thể mà nhóm của bạn làm có thể giúp cộng đồng trường đại học quản lý tình huống cụ thể này tốt hơn?

Ngay cả khi chúng ta có thể không biết chắc chắn khi nào giai đoạn làm việc từ xa này sẽ kết thúc, tuy nhiên đó vẫn là một tình huống hữu hạn. Duy trì giao tiếp thường xuyên, trung thực với nhóm của bạn. Nói về những gì bạn và họ muốn làm trong giai đoạn này, các hệ thống bạn có thể sử dụng để làm điều đó, cách bạn sẽ đánh giá thành công của mình và cuối cùng là cách bạn dự định chuyển đổi và hợp nhất những nỗ lực này cùng với các ưu tiên và cấu trúc hiện có khi hoạt động làm việc thường xuyên tiếp tục.

Trong khi đó, bây giờ là lúc để suy nghĩ sáng tạo, làm việc hợp tác và cảnh giác với các cơ hội xung quanh chúng ta.

Nguồn: hr.pitt.edu

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *