Mục đích của hướng dẫn này là cung cấp cho các nhà quản lý các công cụ họ có thể sử dụng để triển khai và quản lý nhân viên mới của họ trong khi làm việc từ xa trong đại dịch COVID-19. Chúng tôi hiện đang phải đối mặt với những thách thức độc đáo tại nơi làm việc, vì vậy điều quan trọng là chúng tôi tiếp tục hỗ trợ và quản lý tất cả các nhân viên mới một cách bình thường và nhất quán nhất có thể khi họ tham gia cộng đồng Pitt.

Hướng dẫn này sẽ hỗ trợ bạn khi bạn suy nghĩ về những gì sẽ cần được chăm sóc trước ngày bắt đầu của nhân viên mới và cách bạn có thể quản lý họ tốt hơn khi họ đồng hóa với vị trí mới của họ tại Pitt và làm việc từ xa.

Đảm bảo các nhân viên mới có phần cứng, phần mềm và vật tư văn phòng (máy tính để bàn, máy tính xách tay, v.v.) cần thiết.

Đầu tiên, tạo một danh sách tất cả các phần cứng, phần mềm và vật tư văn phòng cần thiết sẽ rất cần thiết cho sự thành công của nhân viên của bạn trong công việc. Dưới đây là một số điều cần tính đến khi tạo danh sách của bạn:

  • Nếu bộ phận của bạn có kế hoạch cung cấp các tài nguyên này cho nhân viên, hãy đảm bảo mọi thứ được đặt hàng trước ngày bắt đầu và xác nhận nhân viên đã nhận được và đã thiết lập đúng tất cả các thiết bị cần thiết.
  • Nếu nhân viên có trách nhiệm cung cấp tài nguyên của riêng họ, vui lòng giới thiệu họ đến Pitt IT hoặc nhân viên IT của bộ phận của bạn để đảm bảo mọi thứ được thiết lập chính xác.

Nếu bạn không chắc chắn phần cứng, phần mềm hoặc tài nguyên nào khác là cần thiết, vui lòng truy cập trang web Tài nguyên IT để hỗ trợ làm việc từ xa để biết thêm thông tin hoặc liên hệ với Bộ phận Trợ giúp IT 24/7 trực tuyến hoặc qua điện thoại theo số 412-624-HELP (4357).

Đảm bảo nhân viên mới hiểu cách sử dụng các công cụ giao tiếp thiết yếu, giải pháp họp trực tuyến và ứng dụng chia sẻ tệp.

Điều quan trọng là nhân viên mới phải hiểu cách chia sẻ thông tin, truy cập tài liệu và giữ an toàn cho thông tin giữa họ và đồng nghiệp của họ. Nhân viên cũng cần hiểu phải đi đến ai với các câu hỏi và làm thế nào để liên hệ tốt nhất với những cá nhân đó, trong khi làm việc từ xa.

Dưới đây là danh sách các công cụ giao tiếp cần xem xét:

  • Điện thoại (điện thoại di động, điện thoại văn phòng, hội thảo âm thanh, v.v.)
  • Thư Pitt (ứng dụng email, trình duyệt web, điện thoại, máy tính bảng, v.v.)
  • Công cụ nhắn tin nhóm (Skype for Business, Microsoft Teams, v.v.)
  • Phần mềm hội nghị truyền hình (Skype for Business, Microsoft Teams, Go-To Meeting, Zoom, v.v.)
  • Chia sẻ tệp (Box, Dropbox, v.v.)

Nếu nhân viên mới của bạn gặp sự cố khi thiết lập bất kỳ công cụ liên lạc nào trong số này, vui lòng giới thiệu họ đến trang web Tài nguyên IT để hỗ trợ làm việc từ xa để biết thêm thông tin hoặc yêu cầu họ liên hệ với Bộ phận Trợ giúp IT 24/7 trực tuyến hoặc qua điện thoại theo số 412-624-HELP (4357).

Giúp nhân viên mới hiểu văn hóa bộ phận của bạn.

Nhiều nhân viên được thuê trong thời gian này sẽ bắt đầu sự nghiệp Pitt của họ làm việc từ xa, mà trong và của chính nó, là một thách thức. Làm thế nào để chúng tôi đảm bảo những nhân viên mới này cảm thấy như họ là một phần của văn hóa của chúng tôi, ngay cả khi họ rời khỏi văn phòng? Dưới đây là một vài ví dụ có thể giúp:

  • Cung cấp cho nhân viên mới của bạn Sổ tay Nhân viên và Sách Sự kiện Đại học.
  • Trò chuyện với họ về các giá trị và kỳ vọng của bộ phận của bạn.
  • Xác định rõ những gì được mong đợi ở vị trí này bằng cách cung cấp cho họ một bản sao Mô tả Công việc của họ và xem xét trách nhiệm công việc của họ.
  • Thảo luận về cách tiến hành các giai đoạn tạm thời và thẩm định.
  • Dành thời gian cho mỗi nhân viên mới để hoàn thành khóa đào tạo cần thiết được bảo hiểm trong quá trình định hướng tuyển dụng mới.

Thách thức các giám sát viên đặt ra các mục tiêu và kỳ vọng cụ thể cho các nhân viên mới của họ.

Nhân viên mới đang làm việc từ xa không nên đợi cho đến khi người quản lý của họ trực tuyến để tìm hiểu nhiệm vụ tiếp theo của họ là gì trong ngày hoặc tuần làm việc. Một số khuyến nghị cho người quản lý tuyển dụng bao gồm:

  • Tạo và chia sẻ lịch nhiệm vụ cho nhân viên mới của họ.
  • Phác thảo các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
  • Lên lịch các cuộc họp trực tiếp thường xuyên để thảo luận về các dự án sắp tới và giải quyết các mối quan tâm tiềm ẩn.

Sắp xếp các cuộc họp thường xuyên với các thành viên trong nhóm của bạn và các nhân viên chủ chốt khác.

Là một nhân viên mới, việc hiểu bạn sẽ làm việc với ai hàng ngày và làm thế nào để phát triển những mối quan hệ đó là rất quan trọng. Dưới đây là danh sách những người mà nhân viên mới nên được giới thiệu, trước hoặc vào ngày đầu tiên của họ:

  • Đồng nghiệp
  • Báo cáo người quản lý và báo cáo trực tiếp
  • Nhân viên từ các bộ phận khác mà họ sẽ làm việc chặt chẽ với

Lên lịch các cuộc gọi thường xuyên để chạm vào cơ sở.

Những cuộc gọi này sẽ giúp bạn giải quyết bất kỳ vấn đề nào mà nhân viên mới của bạn có thể phải đối mặt và cách họ đang ổn định vị trí mới của họ. Trong các cuộc gọi này, hãy cảm nhận những gì họ cần để thành công trong vai trò mới của họ, cho dù đó là hỗ trợ, tài nguyên hay công việc bổ sung – và tạo lịch trình để đáp ứng hầu như mỗi ngày, mỗi tuần một lần, hai lần một tuần hoặc hơn. Mỗi nhân viên sẽ có những nhu cầu khác nhau, và chú ý đến những nhu cầu này sẽ giúp họ chuyển đổi thành công.

Hãy là một người cố vấn hoặc cung cấp một người cho người thuê mới của bạn.

Mỗi người thành công đã có một người cố vấn tại một số thời điểm trong cuộc sống của họ, và việc tạo ra một nền văn hóa cố vấn sẽ rất có lợi cho nhân viên mới của bạn. Cho dù bạn là người cố vấn cho một nhân viên mới, hoặc bạn chọn kết hợp họ với một người cố vấn trong bộ phận của bạn, việc nuôi dưỡng loại môi trường này sẽ giúp nhân viên mới của bạn có được một khởi đầu tuyệt vời tại Pitt. Dưới đây là một số thuộc tính mà một người cố vấn giỏi nên có:

  • Độ tin cậy
  • Trí tuệ cảm xúc
  • Tính khả dụng để trợ giúp về các câu hỏi và vấn đề
  • Thành công tại nơi làm việc
  • Mong muốn trở thành một người cố vấn

Cung cấp một người cố vấn cho nhân viên mới của bạn sẽ giúp họ có trách nhiệm hơn cho sự thành công của họ, xây dựng các mối quan hệ trong bộ phận của họ và có một người được chỉ định để đi đến với các câu hỏi và mối quan tâm.


Đây là thời điểm đầy thách thức và độc đáo cho các nhân viên mới tham gia nhóm của bạn. Bằng cách sử dụng các bước này làm hướng dẫn trong thời gian này, bạn có thể giúp nhân viên mới của mình thích nghi và phát triển trong môi trường làm việc mới của họ.

Nguồn: hr.pitt.edu

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *